أفضل 10 أدوات لتحسين إنتاجية فريق العمل

أن تكون منتجًا وسريعًا وفعالًا، أمر ضروري لنجاح شركتك، خاصة إذا كانت ناشئة؛ إذ أصبح في ظل وجود أدوات ومواقع وتطبيقات ذات أسعار معقولة، من الأسهل تطوير إنتاجيتك، وتحسين سير عملك لتحقيق نمو سريع.

وإذا كنت من رواد الأعمال الناشئين، وقد أسست شركتك حديثًا، فقد يكون من الصعب اختيار الأدوات المناسبة لها؛ لذا نقدم لك نظرة عامة، نأمل أن تساعدك على اكتشاف بعض الأدوات المفيدة لفريق عملك بالشركة؛ وذلك من خلال الأدوات العشر التالية:

1- Trello

أداة تعاون بصرية تخلق وجهة نظر مشتركة في أي مشروع.
تتيح لك لوحات وقوائم وبطاقات” Trello “تنظيم وترتيب أولويات شركتك الناشئة بطريقة ممتعة ومرنة ومجزية.
يمكن استخدامها فى المبيعات مثل (CRM)، وفي المهام الأساسية لقسم الموارد البشرية، ومهام تطوير المنتجات، وإدارة المكاتب، ولتتبع أهداف فريق العمل.
الإصدار الأساسي من” Trello “مجاني، ويمكن مزامنة التطبيق عبر جميع أجهزتك.

2- Canva

تساعد Canva على زيادة كفاءة وجودة أعمال التصميم؛ من خلال ما يلي:

تتيح تصميم أي شيء ونشره في أي مكان.
يجمع نظامها الأساسي بين أداة تصميم السحب والإفلات ومكتبة من الصور والرسوم التوضيحية.
تتيح الاختيار من بين مجموعة واسعة من القوالب الاحترافية؛ لإنشاء رسومات الوسائط الاجتماعية، والعروض التقديمية، والنشرات الإعلانية، والملصقات، والدعوات وغير ذلك كثير.

3- Hootsuite

هي عبارة عن منصة لإدارة الوسائط الاجتماعية تستخدم على نطاق واسع، وبجمهور يصل إلى 16 مليون مستخدم؛ حيث تساعدك Hootsuite في إدارة حساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي وتحسينها؛ من خلال ما يلي:

تساعد الشركات الناشئة وأي نوع من المنظمات، على إنشاء روابط بشرية على نطاق واسع.
تفيدك جدًا عند تأسيس شركتك الناشئة؛ إذ تجمع لك كل حسابات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك في مكان واحد مناسب.

4- Hunter

تسهل عليك الوصول إلى المهنيين الآخرين والعملاء المحتملين.
تتيح لك العثور على عناوين البريد الإلكتروني في غضون ثوان (عن طريق إخبارك بتنسيقات عناوين البريد الإلكتروني للشركات)، وتمكنك من التواصل مع الأشخاص الأكثر أهمية لعملك.
مفيدة بشكل خاص لزملائك في: المبيعات، والتوظيف، والتسويق.

5- Quipu

عبارة عن برنامج خاص بالفواتير والتمويل للعاملين بالعمل الحر والشركات الناشئة والمؤسسات الصغيرة.
مصمم خصيصًا للتمويل؛ ليوفر وقتك.
يساعدك على توفير المال؛ ما يجعلك تقضى وقتًا أقل في المهام الإدارية.
يمكنك بسهولة من التأكد من أن معلوماتك المالية في نظام جيد.

6- Mailtrack

تمكنك أنت وفريقك من معرفة ما إذا تم تسليم رسائل بريدك الإلكتروني ومتى تم فتحها.
توفر تكاملًا سلسًا مع Gmail.
مجاني وموثوق به.

7- Slack

مركز تعاون للعمل الجماعي؛ حيث يتم دائمًا الاحتفاظ بالأشخاص المناسبين في فريقك في الشركة، مع إتاحة المعلومات الأساسية دائمًا في متناول أيديهم.
يتم العمل من خلال قنوات؛ ما يمكن الأشخاص المناسبين من الاحتفاظ بجميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد.
مع” Slack”تصبح الفرق متصلة بشكل أفضل، ولاسيما للعاملين عن بعد بالشركات الناشئة.

8- Factorial

تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة فى إدارة مواردها البشرية.
تمكن الشركات من إدارة عملية التوظيف وعقود الموظفين والأجور والإجازات والمزايا والتأمين وغير ذلك؛ ما يسهل من عمل الموارد البشرية .
تقوم بمعظم الأعمال الورقية نيابة عنك؛ ما يتيح لك الاستفادة من وقتك بشكل أفضل.

9- Upwork

أكبر موقع إلكتروني مستقل في العالم، يتيح ما يلي:

يمكّن الشركات الناشئة من العثور على محترفين مستقلين، يساعدونها في مهام مختلفة مثل: الترميز، والتصميم، والبحث عبر الإنترنت، وإنشاء المحتوى، وما إلى ذلك، دون حواجز الوقت والمكان المحددين.
يقدملمن يعملون بالعمل الحرأكثر من 3500 مهارة على”Upwork”؛ ما يسهل البحث للشركات الناشئة والصغيرة في العثور على المهارات المطلوبة لإنجاز العمل.

10- Grammarly

تجعل تواصلك واضحًا وفعالًا، مهما كانت كتاباتك؛ إذ تساعد منتجات” Grammarly”فريق شركتك على التواصل بشكل أكثر فعالية.
يعتمد ملايين المستخدمين بالفعل على ” Grammarly “يوميًا لجعل رسائلهم ووثائقهم ووسائط التواصل الاجتماعي فعالة وواضحة وخالية من الأخطاء.
تحديد معظم الأخطاء الإملائية والنحوية مجانًا.

وتجدر الإشارة إلى أنه ليست فقط أدوات وتطبيقات البرامج هي التي تمكِّن فريقك من أن يصبح أكثر إنتاجية، بل أيضًا، الوصول للأهداف، وروح الفريق القوية، والرؤية المشتركة من الأمور المهمة في هذا الإطار.

هناك خطوة مهمة أخرى لزيادة الإنتاجية، وهي محاولة تجنب الإلهاء، واستهلاك الوقت في عقد اجتماعات غير ضرورية، فبدلًا من ذلك، حاول إنشاء بيئة عمل فعالة ومفتوحة وموجهة نحو تحقيق النتائج.

ليست هناك طريقة صحيحة أو خاطئة لتكون أكثر إنتاجية، فما يصلح لفريق شركتك الناشئة قد لا يعمل مع آخرين، فهي عملية تجريبية لمعرفة ما هو الأفضل لفريقك وأهداف شركتك ونظام العمل، وكلما زادت التحسينات الصغيرة التي تقوم بها، زاد التأثير الجيد والتقدم نحو مستقبل أفضل.

أخيرًا وليس آخرًا، من المهم أن تتأكد- كقائد للفريق- من الاهتمام بنفسك، وصحتك البدنية، وحياتك الاجتماعية، وعقلك وجسمك؛ لتكون أكثر إنتاجية، وفى الوقت نفسه تظل سعيدًا أيضًا.