10 خطوات تمكنك من كتابة خطة عمل جيدة لمشروعك الجديد

لا يمكن تأسيس مشروع واستمراره ونجاحه دون خطة عمل مدروسة بعناية وقابلة للتطوير؛ إذ إن خطة العمل الواضحة والمستوفية لمتطلبات المشروع هي خارطة الطريق لمشروعك والتي ترسم مستقبل عملك وتسهل عليك الخطوات التالية.

وتعرض هذه المقالة  خطوات يمكنها مساعدتك في كتابة خطة عمل ناجحة لمشروعك، تشمل القواعد الرئيسية التي يقاس عليها أداء المشروع، بجانب خطط التمويل، وإدارة المخاطر، والجودة، وخطط المشتريات، والتوظيف، والتواصل والاتصالات.

1- شرح خطة العمل

يعتقد البعض خطأً أن خطة المشروع تعني الجدول الزمني له، ولكن هذا غير صحيح، فالوقت اللازم لإتمام المشروع هو جزء من خطة العمل، التي يجب أن تفندين مكوناتها وتتوقعين أن يحدث بها تغيير قد يأتي من العقبات أو التغيرات المحيطة ببيئة المشروع نفسه، فالخطة بمثابة خارطة طريق للمشروع، وكأنها بوصلة تحدد اتجاهه، كمن يقود سيارة وتوضح له الخارطة الطريق، الذي يمكن أن يتم استبداله مع ورود أي تغيير. أصحاب المصلحة الرئيسيين من المشروع، والشركاء والفاعلون والمتأثرون بنتيجته يجب أن يتم شرح الخطة لهم بصورة مفصلة، مع توضيح المستندات والوثائق المطلوبة حتى يكون كل شخص على دراية بدوره في الخطة وتنفيذ المشروع.

2- تحديد الأدوار والمسئوليات

يجب عرض خطة العمل على الجهات المشاركة في المشروع، من أصحاب التمويل الذين سيصدقوا على الخطة أو يطلبوا لها تعديلا، الخبراء المهتمين بالمنتج النهائي والجدول الزمني لتنفيذ الخطة، المدير الفعلي للمشروع الذي يدير وينفذ الخطة، وينقلها إلى فريق العمل الذي يعمل كل شخص فيه على تطوير العديد من جوانب خطة العمل بما يتوافق مع الخطوات الفعلية والمهام الحقيقية لهم.

3- اجتماع للمناقشة

بعد اطلاع كل مختص على خطة العمل، حان الوقت لإجراء اجتماع يناقش التعديلات وتبدأ بعده خطة العمل للمشروع، ويتكلف كل بمهامه، بعد تحديد الرؤية والاستراتيجية الخاصة بالمشروع وأدوار كل فرد أو مجموعة والمسئوليات الخاصة بهم، مع وضع آليات لاتخاذ القرار وتسيير أمور العمل.

4- إطار خطة العمل

يمكن عمل إطار لخطة العمل، بعيدا عن الخطة التفصيلية للمشروع، يتضمن المعالم الرئيسية للمشروع والنهج الذي يسير عليه العمل، مع الأهداف المرجوة منه وحاجة العمل والمشكلات التجارية التي قد تنشأ مع الوقت، ويتغير هذا الإطار مع تغير خطة العمل وطبيعة تنفيذ المشروع، ويعتبر عقد بين مدير المشروع وصاحب التمويل.

5- تقسيم المهام والجدول الزمني

لتنفيذ الخط الرئيسي الذي قام عليه المشروع، تبدأ عملية تطبيق إطار العمل، والشروع في تقسيم المهام وتحديد الموارد المتعلقة بكل مهمة، وتكلفتها إلى جانب معرفة الجدول الزمني لإتمامها.

6- خطوات التنفيذ

كل فريق او إدارة مختصة بمهمة ما، عليها أن تتعرف على الخطوات التي يجب عليها إتباعها لتنفيذ المهمة بما يتوافق مع الجدول الزمني والتكلفة المخصصة لها وإطار العمل، مما يعني أنه قد يطرأ تغييرات تتعلق بالتنفيذ الفعلي يمكن تداركها والتعامل معها.

7- تطوير خطة التوظيف

العمل على وضع خطة للتوظيف، بما يسمح لك معرفة مسارات كل مورد من موارد المشروع، ومن خلال رسم بياني توضيحي أو جدول تضعين معدل لبقاء كل موظف والمدة الزمنية التي استمر فيها، دون التطرق إلى مواعيد تسليم العمل أو البدء فيه، فقط مسار يوضح لكِ سلوك الموظفين في التعامل مع المهام.

8- الجودة والمخاطر

يجب أن يكون هناك خطة لمتابعة جودة المنتج النهائي طوال مراحل العمل عليه، لتلافي الأخطاء والعيوب، والبدء في التخلص منها والعمل على تحسين جودة المنتج النهائي بصفة مستمرة، وذلك عن طريق وضع معايير معينة يمكن القياس عليها، إلى جانب تحليل المخاطر الذي يعمل على توقع الخطر والتعامل معه وتقييمه، مع التأكد من قدرة الفريق على التعامل معها.

9- التواصل

ومن الممكن أن يقصد بها أيضا "اللوجيستيات"، فيكون كل شخص على علم بالطريقة التي يتم بها تخزين المعلومات وكيفية التعامل مع القضايا، ومن المسئول عن تصعيدها وحلها، طريقة العمل داخل المشروع والتواصل بين الإدارات والمجموعات المختلفة.

10- مراجعة الخطة

في النهاية يجب مراجعة خطة المشروع ليوافق عليها الجميع، ويبقى الجزء المتبقي المتعلق بمراقبة تنفيذ الخطة وقيام كل بمهامه ودوره ومسئولياته.