تعرف على طريقة إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها وفوائدها

تعتبر خطة العمل بمثابة الخريطة، التي يتم وضعها للمساعدة في السير على الطريق الصحيح، بهدف الوصول إلى الهدف المنشود؛ فإذا تم الاعتماد على خطة عمل دقيقة وواضحة في العمل، يؤدي ذلك إلى التقليل من معدل الخطورة التي من الممكن أن يتعرض لها العمل.

كما أن سير العمل بشكل صحيح يحقق عائدًا ربحيًّا تنافسيًّا، فضلًا عن نجاح منقطع النظير بين العديد من الشركات الأخرى؛ لذلك نعرض في هذه المقالة كيفية إعداد خطة عمل إدارية، وأهدافها، وفوائدها، وبعض الإرشادات عند إعدادها، وذلك على النحو التالي:

خطة العمل

خطة العمل ما هي إلا استراتيجية، تعمل على تقديم المعاونة لإيجاد العديد من الحلول للمشاكل التي يتعرض لها العمل، وأيضًا بهدف تدعيم مهارات الموظفين وتطويرها، والعمل على زيادة قدرتهم على التركيز.

ولا تعتمد خطة العمل في الغالب على حدود زمنية معينة، بل أن هذه الحدود تختلف باختلاف طبيعة العمل ذاتها، وقد زاد الاهتمام بخطة العمل في الوقت الحاضر، بسبب ضغط متطلبات العمل في ميدان الأعمال المتنوعة.

وأصبح التخطيط من الأمور الضرورية التي لا يمكن الاستغناء عنها، وذلك من أجل تحديد الأهداف والاستراتيجيات والأنشطة التي يجب القيام بها بهدف تحقيق تلك الأهداف.

كيفية إعداد خطة عمل إدارية

لمعرفة كيفية إعداد خطة عمل إدارية، فإنه يتم وضع خطة العمل الإدارية، عن طريق وضع خطوات منظمة ومدروسة ومحددة خالية تمامًا من العشوائية.

وهذا يتم من خلال عمل دراسة لكافة العوامل الداخلية والخارجية المحيطة بالعمل، وذلك بسبب تأثيرها الفعال على العمل.

وتتمثل مراحل إعداد خطة العمل الإدارية في الآتي:

العمل على وضع تعريف دقيق لطبيعة العمل وأولوياته، التي سوف تقوم عليها الخطة الإدارية.
ضرورة تحديد كل الأهداف الرئيسية منها والثانوية، وهي الأهداف التي يسعى كل القائمين على العمل إلى الوصول إليها.
ضرورة تحديد الشركاء الذين سوف يقوموا بالمشاركة في العمل، والعملاء الذين سوف يحققون الفائدة من المنتجات.
ضرورة جمع المعلومات وتحليلها بدقة، ووضع كافة التوقعات، ومعرفة الإمكانيات المتاحة.
التي تتمثل في الإمكانيات المادية والبشرية.
ضرورة وضع خطة بديلة، لكي يتم استخدامها في حالة حدوث أي خلل أوخطأ في الخطة الأولى.
وتُعرف هذه الخطة في هذه المرحلة بالخطة B.

إرشادات عند إعداد خطة العمل

هناك بعض من الإرشادات الهامة، التي يجب إتباعها أثناء إعداد خطة العمل، وتتمثل هذه الإرشادات في الآتي:

لابد من تجنب ذكر أكثر من اسم في عمود المسئول.
ضرورة ضبط وتوافق تواريخ الانتهاء مع الجدول الزمني الموضوع للمشروع.
لابد من أن يبقى عمود “تاريخ الانتهاء الفعلي” فارغًا حتى يأتي وقت التسليم الفعلي.

عناصر خطة العمل

ويوجد أربعة أنواع من عناصر خطة العمل، وهم كالآتي:

الملخص التنفيذي

الملخص التنفيذي هو الملخص الذي يشتمل على اسم صاحب المشروع، والهدف الخاص بالمشروع ووصف طبيعة ونوعية المنتجات أو الخدمات، التي سوف يقوم بتقديمها المشروع.

خطة التسويق

خطة التسويق هي الخطة التي تحتوي على كافة المعلومات عن كل المنافسين، ومعرفة أفضل طرق لجذب العملاء.

خطة الإنتاج

يتم وضع خطة الإنتاج بعد الانتهاء من خطة التسويق، وذلك بعد أن يتمكن صاحب المشروع من الإلمام التام بطبيعة السوق ونوعية الخدمات التي يجب أن يقدمها ومعدلات الطلب عليها.

الخطة المالية

تحتوي الخطة المالية على معلومات عن رأس المال المستخدم في التأسيس، بالإضافة إلى معلومات عن الإيرادات التي من المتوقع أن يحققها المشروع.

أهداف خطة العمل الإدارية

يتم وضع خطة العمل بهدف تحقيق العديد من الأهداف، ومن أبرز أهداف خطة العمل الإدارية ما يلي:

المساهمة في التعرف على كافة المصاعب والأشياء الهامة، التي من الممكن أن يتعرض لها صاحب العمل في مشروعه، ومن هنا فإنه يصبح أكثر استعدادًا لمواجهة مثل هذه الصعوبات.
المساعدة في الوصول إلى القرارات النهائية، حول القيام بعمل جديد أو تحسين العمل الحالي، أو التوقف والعدول نهائيًا عن فكرة العمل من أساسه.
تعمل خطة العمل على تقديم الدعم لصاحب المشروع، وذلك من أجل التجنب في الوقوع في الأخطاء؛ إذ إنها تساعد على تقديم وصف كامل ودقيق للمنتجات أو الخدمات، بالإضافة إلى تقديم التعريف التام حول توزيعها أو إنتاجها في منطقة جغرافية بعينها، وذلك وفقًا لحجم المنافسة ومعدلات الطلب.

فوائد خطة العمل

تعمل خطة العمل على تحقيق العديد من الفوائد لأصحاب المشروعات والمنشآت، وتتمثل فوائد خطة العمل في الآتي:

الالتزام والبقاء على استراتيجية العمل

يعتبر البقاء على استراتيجية عمل ثابتة، هو الدور الأساسي لخطة العمل؛ إذ إن البقاء عليها يساعد أصحاب المشروعات على المحافظة على استراتيجيتهم الخاصة.

ويتم ذلك من خلال تقليل الآثار السلبية التي تحدث نتيجة الروتين اليومي، بالإضافة إلى المساهمة في تحقيق النقاط الأساسية للعمل.

الإدارة الجيدة لفريق العمل

دور أساسي لخطة العمل، عن طريق متابعة فريق العمل بطريقة جيدة، بالإضافة إلى دراسة كافة النتائج التي يتوقع الوصل إليها.

توزيع المهام والمسؤوليات

ويتم ذلك عن طريق توضيح طبيعة المسؤوليات، التي تخص كل الأفراد، حيث أنه يصبح لكل شخص مهمة أو مسؤولية خاصة به.

وضع توقعات لتحقيق الأفضل

يتم ذلك عن طريق تحسين وتطوير طبيعة التوقعات، التي تتعلق بالعديد من الأشياء مثل حالة السوق وتكاليف البيع والعمليات التجارية.