كيف يختار رائد الأعمال بين برامج إدارة المشاريع والأنظمة التناظرية؟

هناك مجموعة متنوعة الآن من برامج إدارة المشاريع التي يمكن لرواد الأعمال الاعتماد عليها توفيرًا لوقتهم، مثل: تطبيقات إدارة المهام والقوائم البسيطة وإدارة الوقت وغيرها من التطبيقات، وذلك حسبما ذكرت مجلة "إنتربرنور".

ورغم وفرة تطبيقات وبرامج إدارة المشاريع إلا أن رواد الأعمال عليهم أن يجيبوا أولاً على سؤال أساسي وهو "هل يحتاج إلى برامج رقمية أم أنظمة تناظرية؟".

وتعتمد الأنظمة التناظرية على الورقة والقلم، ويمكن أن تنطوي على أداوت مثل قوائم المهام الأساسية وبطاقات الفهرسة ودفتر للتخطيط اليومي.

أما الأنظمة الرقمية فهي التي تعتمد على التطبيقات التي قد تكون قوائم مكلفة لتتبع المهام، أو قوائم مجانية لإدارة المشاريع أو أي شيء بينهما، إذن فما الأفضل بينهما؟

كيف يختار رائد الأعمال بين برامج إدارة المشاريع والأنظمة التناظرية؟

برامج إدارة المشاريع

- تحظى برامج إدارة المشاريع الرقمية بشعبية كبيرة بين رواد الأعمال الذين لديهم وقت ضيق ويتنقلون باستمرار، فهذه البرامج أفضل من الأنظمة التناظرية حين يتعلق الأمر بتحقيق الكفاءة الكاملة.

- يمكن لرائد الأعمال عبر استخدام هذه البرامج أن ينسخ أي نص بسهولة وأن يتحقق من المهام التي تم إنجازها وأن ينقل العناصر إلى الهيكل التنظيمي المفضل له.

الاختلافات بين برامج إدارة المشاريع

- مع توافر مجموعة متنوعة من التطبيقات المتاحة يصعب على رواد الأعمال إيجاد التطبيق الذي يتناسب مع احتياجاتهم بدقة.

- يمكن أن يحدث تصميم البرامج وواجهة المستخدم فرقًا لدى المستخدمين، فإذا كان رائد الأعمال يعتمد على الخطوط في التصميم فمن الأفضل أن يستخدم تطبيقا يعرض المهام في قوائم.

- أما إذا كان رائد الأعمال يفضل عرض الصورة مكتملة، وأن يرى كل الالتزامات التي لديه بنظرة واحدة إلى الشاشة، فربما من الأفضل أن يستخدم نهجًا مختلفًا مثل واجهة مستخدم تعتمد على البطاقات.

- من المهم أن يختار رائد الأعمال تطبيقا يتناسب مع جميع الأجهزة التي يستخدمها بما في ذلك أجهزة اللابتوب وأجهزة سطح المكتب، حتى يكون من السهل عليه استخدام التطبيق في أي مكان.

الأنظمة التناظرية (القلم والورقة)

- تساعد التطبيقات على نسخ النصوص بكفاءة، إلا أن الأنظمة التناظرية تساعد من جانب آخر على تعزيز الابتكار والإبداع.

وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعل بعض رواد الأعمال يفضلون الأنظمة التناظرية والكتابة عن برامج إدارة المشاريع:

- الكتابة المتكررة للمهام التي لم يتم تنفيذها تساعد على سبيل المثال على تعزيز العناصر في العلامة التجارية.

- زيادة الضغوطات التي يواجهها رائد الأعمال لتنفيذ المهمة، مما يكون مفيدًا للأشخاص المماطلين.

- تتيح هذه الأنظمة التناظرية لرواد الأعمال إمكانية الإبداع بدرجة أكبر.

النظام الرقمي أم التناظري أم كلاهما؟

- يعتمد اختيار برامج إدارة المشاريع الرقمية أم التناظرية أم كلاهما على تفضيلات رائد الأعمال واحتياجات شركته، ومن أجل أن يصل رائد الأعمال إلى الخيار الأفضل عليه أن يفكر في عدة عوامل عند تقييم خيارات نظام الإنتاجية لديه.

- تشمل هذه العوامل كيف يعمل رائد الأعمال بشكل أفضل؟ كيف يتنقل خلال أسبوع العمل؟ وما هو أسلوبه في التخطيط؟.

- يساعد التفكير في هذه العوامل على اختيار الطريقة التي تناسب رائد الأعمال بشكل أفضل، ورغم ذلك فإن رائد الأعمال ليس مقيدًا باستخدام نظام واحد فقط من هذه الأنظمة، فإذا وجد أن كلا منهم مفيد له فيمكنه إنشاء نهج هجين يجمع بينهما.

- يمكن أن يقوم رائد الأعمال على سبيل المثال باستخدام دفتر ملاحظات لتدوين الأفكار والبيانات خلال اليوم، ثم نقل المشروعات والمهام إلى أحد التطبيقات على الجوال بعد ذلك.